КОРАЛ ВЭЙ - Совместное использование сроков оплаты в "Бухгалтерия экспедитора 8" и "1С:Бухгалтерия 8"

Совместное использование сроков оплаты в "Бухгалтерия экспедитора 8" и "1С:Бухгалтерия 8"

16.01.2023

Деятельность компаний, оказывающих экспедиторские услуги, редко заключается только в предоставлении профильных услуг. Покупка транспортных средств, оплата телекоммуникационных услуг и другие статьи хозяйственной деятельности не могут быть отражены в «Бухгалтерия экспедитора 8». Как следствие, часть хозяйственной деятельности ведется в «1С:Бухгалтерия 8», другая часть связанная с экспедиторской деятельностью в «Бухгалтерия экспедитора 8». Таким образом, необходимо учитывать оперативную деятельность  в 2 программах.

Сегодня рассмотрим пример решения задачи по учету счетов, выставленных в 2 программах в единой связке.

Задача

Компания «Форвардинг РУ» оказала услуги по перевозке груза компании «Сатурн».

Услуга предоставлялась на основании договора, в котором была оговорена отсрочка оплаты счета  – 90 дней от даты выставления счета.

Также Компания «Форвардинг РУ» продала товар (ДТ – дизельное топливо) компании «Сатурн».

Выставить счет компании «Сатурн» за услуги по перевозке груза и зафиксировать срок оплаты данного счета с учетом условий договора. Счет должен быть выставлен в программе «Бухгалтерия экспедитора 8».

Выставить счет компании «Сатурн» за продажу товара и зафиксировать срок оплаты. Счет должен быть выставлен в программе «1С:Бухгалтерия 8».

Отчет «Счета, не оплаченные покупателями» должен отражать все счета вне зависимости, в какой программе они созданы.

Срок оплаты по счету, выставленному в «Бухгалтерия экспедитора 8» должен транслироваться в «1С:Бухгалтерия 8»

Решение

Срок оплаты счета является взаимосвязанным реквизитом в двух программах, но данную связь необходимо настроить.

Выполним настройку функциональности программы «1С:Бухгалтерия 8».

1.       Необходимо зайти в раздел «Администрирование» и выбрать пункт «Функциональность».

2.       В открывшемся окне выбрать пункт «Планирование платежей» и выбрать «Планирование платежей поставщикам» и «Планирование платежей от покупателей». В нашем примере рассматриваем «Планирование платежей от покупателей».

 1.png

 

Выполним настройку программы «Бухгалтерия экспедитора 8».

Добавим ведение оперативного учета в «Параметрах учета»:

2.png

Для автоматического расчета срока оплаты необходимо указать условия оплаты в параметрах договора по грузоперевозке:

3.jpg

 

Настройки «Бухгалтерия экспедитора 8» выполнены. Переходим к созданию счета за услуги по перевозке груза.

Заполним поле «Контрагент» и выберем договор, в котором мы ранее зафиксировали отсрочку платежа с даты выставления счета – 90 дней.

После заполнения перейдем в раздел «Первичные документы», кликнув по надписи.

4.png

 

В открывшемся окне отметим галкой поле «Счет», заполним его «Номер» и обратим внимание на поле «Срок оплаты». В нем указано значение «Авто», оно означает, что срок оплаты будет рассчитываться на основании договора по грузоперевозке, т. е. срок оплаты должен быть рассчитан по формуле «05.08.2022 + 90 дней»

Для контроля корректного расчета срока оплаты перейдем в созданный счет. Для этого закроем окно «Первичные документы» и запишем документ.

5.jpg

Выберем закладку «Дополнительно» и в поле «Счет на оплату покупателю» перейдем в счет.

 6.jpg

 

В поле «Оплата до:» указана дата, сформированная исходя из параметров договора и даты счета: 05.08.2022 + 90 дней.

7.jpg

 

Также может возникнуть потребность скорректировать срок оплаты в большую или меньшую сторону. Представим, что по договоренности руководителей «Форвардинг РУ» и «Сатурн» срок оплаты был изменен с 06.11.2022 на 01.12.2022.

Для изменения срока оплаты необходимо произвести следующие действия:

Перейти в соответствующий документ «Доходы по грузоперевозке», нажать на надпись «Первичные документы» и нажать в поле «Срок оплаты» на указанную в нем дату.

8.png

 

 Перейдем в форму редактирования срока оплаты. Поставив галку в поле «ручное редактирование» программа «Бухгалтерия экспедитора 8» дает возможность ввести дату, которая не зависит от параметров договора по грузоперевозке.

9.jpg

Укажем ранее оговоренную дату «01.12.2022» и нажмем «ОК».

Для контроля корректной работы программы проведем документ и перейдем в счет:

10.jpg

 

11.jpg

В поле «Срок оплаты» указана дата, которую мы ввели вручную.

Перейдем к созданию счета за продажу товара в программе «1С:Бухгалтерия 8».

По условиям нашей задачи компания ««Форвардинг РУ» продала «Сатурну» 5 тонн дизельного топлива. Счет будет выставлен через «1С:Бухгалтерия 8», т.к. этот товар не относится к экспедиторским услугам. Срок оплаты данного счета определим как 31.08.2022.

 

12.jpg

 

13.png

  

Мы сформировали счета, определили для каждого из них срок оплаты.

Следующим шагом станет создание отчета по состоянию счетов, выставленных компании «Сатурн». Сделать такой отчет можно как из «Бухгалтерия экспедитора 8», так и из «1С:Бухгалтерия 8». В отчете «1С:Бухгалтерия 8» мы можем увидеть задолженность по всем счетам, выставленным «Сатурну», независимо от их принадлежности к экспедиторским услугам, а в отчете «Оперативная задолженность покупателей» программы «Бухгалтерия экспедитора 8»мы увидим состояние счетов в рамках экспедиторской деятельности.

Сначала рассмотрим создание отчета в «Бухгалтерия экспедитора 8».

Для создания отчета «Оперативная задолженность покупателей» необходимо зайти в соответствующий отчет.

14.jpg

Нажать на кнопку «Настройки» и заполнить их по нашему примеру, в котором мы отбираем все счета, выставленные «Сатурну».

15.png

 

После нажатия на кнопку «Сформировать» будет отображен отчет.

16.jpg

 

В отчете видны все счета, выставленные компании «Сатурн», мы видим счет, выставленный нами со сроком оплаты 01.12.2022. Внимание, в этом отчете не фигурируют счета, выставленные из «1С:Бухгалтерия 8».

Сформируем аналогичный отчет в программе «1С:Бухгалтерия 8»:

17.jpg

18.png

После нажатия на кнопку «Сформировать» мы получим следующий отчет:

19.jpg

В нем мы видим счет с номером «050822_1» со сроком оплаты 01.12.2022 – это счет выставленный из программы «Бухгалтерия экспедитора 8» и счет с номером «0Ф00-000013» со сроком оплаты 31.08.2022, выставленный из программы «1С:Бухгалтерия 8».

Итоги

В результате проделанной работы мы настроили возможность трансляции сроков оплаты из «Бухгалтерия экспедитора 8» в «1С:Бухгалтерия 8».

Научились автоматически определять срок оплаты с помощью параметров договора и вручную изменять срок оплаты при необходимости.

Сформировали отчеты по задолженностям покупателей в программе «Бухгалтерия экспедитора 8» и в программе «1С:Бухгалтерия 8».

В итоге поле «Срок оплаты» обладает мощными возможностями по контролю оплаты счетов, аналитике и делает работу более оперативной и эффективной.


Назад