Учет и слежение за собственным оборудованием экспедиторской компании

20.02.2023

Экспедиторские компании развиваются и переходят на новый уровень, когда начинают использовать не только арендованные контейнеры, но и собственное оборудование. В этом случае у компании возникает потребность в ведении учета и слежении за статусом, состоянием и местоположение контейнеров и прочего оборудования.

Программа «Бухгалтерия экспедитора 8» предоставляет такую возможность в рамках блока «Мониторинг оборудования».

Рассмотрим следующий пример:

Компания закупила десять 40-футовых контейнеров, которые будет использовать в грузоперевозках для клиентов.

Задача:

- организовать учет оборудования с возможностью слежения за текущим статусом оборудования (ожидание (пустой, ожидает загрузки), зарезервирован (зарезервирован под конкретную грузоперевозку), выдан под затарку (клиент забрал контейнер под погрузку), загружен клиентом, доставлен в порт отправки, погружен на судно, в пути, доставлен в порт выгрузки, выгружен в порту выгрузки, доставлен клиенту, клиент вернул пустой контейнер)

- подбором оборудования для грузоперевозок должен заниматься отдельный менеджер – специалист отдела оборудования

- выводить ежедневный отчет о статусе

Решение

Приступаем к решению задачи, программа «Бухгалтерия экспедитора 8» обладает функционалом, который решит все поставленные задачи:

1. Включаем блок «Мониторинг оборудования» в параметрах программы «Бухгалтерия экспедитора 8»:

Включение опции «искать оборудование при вводе представления грузоперевозки» позволит автоматически искать оборудование при вводе представления грузоперевозки.

2. Создадим статусы слежения за оборудованием:

Стоит отметить, что очень важно определить иерархию статусов оборудования заранее, т.к. дальнейшее изменение возможно, но может привести к значительным изменениям в мониторинговых параметрах.

3. Внесем информацию о контейнерах

4. Добавляем созданное оборудование на слежение

5. Настроим Тип слежения, используя ранее созданные статусы:

На этом первоначальная настройка завершена.

Специалист отдела букинга получает от клиента подтверждение на грузоперевозку, создает грузоперевозку в программе «Бухгалтерия экспедитора 8», при этом не заполняет поле «Контейнер»:

После сохранения грузоперевозки специалист по оборудованию видит в журнале грузоперевозок, что необходим подбор контейнера:

С помощью отчета «Мониторинг оборудования» подбирает свободный контейнер, переходит в грузоперевозку и заполняет поле «Контейнер»:

При этом программа определяет, что указанный контейнер находится на слежении.

Специалисту по мониторингу необходимо заполнить дату резервирования контейнера:

После этого в отчете «Мониторинг оборудования» статус у этого контейнера изменится на «РЕЗЕРВ»:

После заполнения мониторингового параметра «Дата выхода судна из порта отправления», поменяется и статус в «Мониторинге оборудования»:

Таким образом, данный контейнер пройдет через все статусы, заданные при настройке, при этом не возникнет ситуации, когда специалист по оборудованию по ошибке укажет в другой грузоперевозке уже используемый контейнер. Также с помощью отчете по мониторингу оборудования можно планировать будущие грузоперевозки с помощью контрольной даты возврата порожнего контейнера.