Работа с файловым архивом в программе «Бухгалтерия экспедитора 8»

28.02.2023

Программа «Бухгалтерия экспедитора 8» автоматизирует процесс экспедиторской деятельности, но некоторые документы юридически и технически используются только в распечатанном виде (акты приема-передачи, путевые листы и т.д.)

Для исключения возникновения ситуаций, когда часть документов остается вне видимости программы, существует файловый архив, который позволяет прикреплять любые типы файлов и хранить их в программе.

Рассмотрим работу с файловым архивом в программе «Бухгалтерия экспедитора 8».

Стоит задача прикреплять к каждой грузоперевозке отсканированный документ – океанский коносамент.

Для реализации задачи необходимо включить функционал «Файловый архив»:

Следующим шагом станет настройка «Тома хранения». До начала настройки необходимо определить в каком варианте развернута база данных «1С» - в файловом или клиент-серверном.

От этого будет зависеть, где Вы будете хранить файлы, в локальной сети\компьютере или на сервере. После получения этой информации перейдем к созданию «Томов хранения»:

Наименование – имя тома архива.

Каталог размещения – выбор места хранения.

При файловом варианте – Вы указываете путь до папки (сетевой или локальной), в зависимости от варианта работы в Вашей компании. При этом доступ к папке должен быть открыт для пользователя службы «1С»:

При клиент-серверном – необходимо указать путь к папке относительно сервера «1С», права доступа к этой папке должен иметь пользователь, под которым запускается «1С Предприятие» и пользователь службы «1С»:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

При использовании услуг подобных "Аренда 1С в облаке", когда фактически Вы арендуете сервер – создание папки для архива, получение пути к каталогу размещения необходимо запрашивать у поставщика услуг.

Подсчитать размер – кнопка позволяет подсчитать размер хранящихся файлов в данном томе хранения.

Платформа – выбор из двух вариантов: «Windows» или «Linux».

Активный – признак того, что данный том хранения активен (доступен для использования).

Основной – признак того, что данный том хранения является основным (используется по умолчанию).

Только чтение - признак того, что данный том хранения доступен только для чтения файлов (и недоступен для записи).

После настройки файлового архива перейдем к добавлению файла в грузоперевозку:

Это можно сделать 3 способами:

- меню «Сервис» > пункт «Файлы»

- нажав на «+» около поля «Номер»

- перетащив файл прямо на «+» около поля «Номер»

После нажатия на кнопку «Открыть» будет открыт список всех файлов, прикрепленных к открытой грузоперевозке:

В грузоперевозке отобразится пиктограмма «Скрепка», что будет означать, что к грузоперевозке прикреплены документы:

Аналогичным способом можно прикреплять файлы к заказам, заявкам, документам расходов и доходов по грузоперевозке.

Результатом использования файлового архива программы «Бухгалтерия экспедитора 8» станет структурированная база данных, содержащая полный пакет документов по каждому заказу, заявке, грузоперевозке и другим объектам учета.